Our goal in Smart Quote is to let forwarders' sales create a quotation within 5 minutes which is a big improvement from the traditional processes ranging from 30 minutes to 1 hr.
This module is a key to differentiate our product to competitors. It requires the integration to 3rd party rate management system to get the "Rate Search" result of the contract cost that the forwarder signed with the carrier. And also applying our modularization solution - markup plan to create their quotation in a formal format to clients.
We're using jira, confluence, miro, figma to deliver the product requirement. Here's only roughly 30% of my work.
Below is the table of content easier for you to click and navigate.
Scenarios & Business Logic
Traditional process
- Forwarder Sales向Forwarder Client進行業務洽談 >
- Sales基於Client的業務需求確認後，定義出客戶的詢價條件 >
- Sales向Forwarder公司內部的合約管理團隊提出詢價 >
- Forwarder內部合約管理人針對詢價條件找出船公司/航空公司的合約成本價格 >
- Forwarder內部合約管理人將公司跟船公司/航空公司的合約成本進行疊價，再將疊完價格的公司賣價提給Forwarder Sales (公司疊價的目的是為了不讓Sales知道公司跟船公司/航空公司簽約的成本價，避免取得後，透露給外部競爭對手，或是隨著Sales離職，將公司機密洩露給競爭對手等商業競爭問題) >
- Forwarder Sales取得公司賣價後，經過自己對於該客戶的判斷，以公司的賣價作為基礎，進行疊價，產生報價單 (通常報價內容不會低於公司的賣價，若低於賣價，通常會需要向Forwarder 業務主管進行審核的動作)
Pain Points
- 詢價沒有相對應的紀錄，沒有記錄詢價時間點、詢價內容、詢價客戶等資訊，不利歷史查詢、追蹤紀錄、後續商業結果分析。原因是通常業務是直接根據Email、電話等溝通方式，在直接產生報價單，報價單跟詢價關係未被建立及記錄
- 查詢船公司/航空公司的合約成本曠日耗時，因為合約經常是使用Excel、紙本文件去做管理，且通常每週會有附加條款，故邏輯需要前後比對，需要耗費不少時間查找出合約成本價格，專業技能不足也容易出錯
- 從公司的成本價疊價成為公司賣價，及Forwarder Sales根據公司賣價疊價成為Quote報價時，這兩個疊價的系統，沒有標準的機制，通常是以經驗作為判斷，不易管理及供團隊成員覆用
- 報價的編輯，通常是使用Excel作為編輯，版本控制不易，也沒有對應的收費項目比對邏輯，也不易確認是否有根據公司的賣價進行報價
Type of Quote
- Console user 報價方式有兩種，以有無 Cargo Details 區分
- 有 Cargo Details 用 Spot Quote 報價
- 沒有 Cargo Details 用 Unit Price Quote 報價